Funktion

Die Compliance-Prozesse sind der operative Bestandteil eines wirksamen Compliance-Managementsystem. Es handelt sich um systematische Abläufe der Erhebung, Beurteilung und Überprüfung von relevanten Informationen zur Einhaltung von regulatorischen Vorgaben.

Zu den Compliance-Prozessen gehören etwa:

• Interne Regelungen (Reglemente und Weisungen);
• Dokumentenmanagement/Aktenaufbewahrung;
• Kontrollen;
• Berichterstattung an Geschäftsleitung und Verwaltungsrat (sowohl regelmässiges Reporting als auch klare Vorgaben für Ad-hoc Berichterstattung);
• Vorfallsmanagement;
• Monitoring regulatorischer Anforderungen; und
• Meldesystem/Hinweisgebersystem.

Meldesystem/Hinweisgebersystem

Meldesysteme gehören zu den unternehmensinternen Kontrollen bzw. zur Überwachung. Als Meldestellen fungieren vielfach die Personalabteilung, die Rechtsabteilung oder die Compliance-Abteilung. Je nach Grösse des Unternehmens erscheint es sogar angezeigt, dass den Mitarbeitern eine Auswahl von Stellen bzw. Personen angeboten wird. Die Meldestelle sollte das notwendige Fachwissen haben, um sicherzustellen, dass die Meldungen schnell und unter Gewährleistung der Vertraulichkeit bearbeitet werden. Die Vertraulichkeit soll sicherstellen, dass weder die Identität des Mitarbeiters noch Tatsachen welche Anhaltspunkte zu dessen Identität geben könnten offengelegt werden.