Kultur

Ein Compliance-Managementsystem kann seine Ziele nur erreichen, wenn es von den Mitarbeitern des Unternehmens akzeptiert wird. Eine ausgeprägte Kultur der Integrität und Gesetzestreue dürfte den besten Schutz für das Unternehmen und deren Mitglieder darstellen.

Bekenntnis der Unternehmensleitung

Das Bekenntnis der Unternehmensleitung zur Einhaltung von Regeln und zur Integrität ist Grundvoraussetzung und Kern für ein wirksames Compliance-Managementsystem.

Die Compliance-Kultur muss zusammen mit der Compliance-Strategie und die damit verfolgten Ziele durch die Unternehmensleitung klar definiert und gegen innen und aussen kommuniziert werden. Dieser generelle tone at and from the top prägt die Verbindlichkeit von Compliance-Vorgaben und beeinflusst damit deren Effektivität in der Steuerung des Mitarbeiterverhaltens. Bei der kommunizierten Compliance-Kultur darf es sich allerdings nicht um ein Lippenbekenntnis handeln. Vielmehr muss diese Kultur von der Unternehmensleitung vorbildlich gelebt werden (walk the talk).

Code of Conduct

Als Basisdokument für die Implementierung der Compliance-Kultur und dem Compliance-Managementsystem wird der Erlass eines Code of Conduct angesehen, in welchem die Unternehmenswerte und die Leitlinien der Compliance-Organisation festgehalten werden.

Ein guter Code of Conduct sollte die Herausforderungen des Unternehmens umfassend abbilden und somit authentisch, umsetzbar und moralisch vertretbar sein. Auch ein perfekt formulierter Code of Conduct ist allerdings nicht ausreichend, wenn er nicht glaubwürdig ist und nicht sauber eingeführt und konsequent umgesetzt wird.

In einem Code of Conduct werden in der Regel vier Themenbereiche angesprochen.

• Mission und Vision;
• Unternehmensgrundwerte;
• Verantwortlichkeit gegenüber Stakeholder;
• Normen und Regeln.

Geregelt bzw. angesprochen werden beispielsweise die folgenden Themen:

• Grundsätzliche Verhaltensregeln (beispielsweise Sorgfalts- und Treuepflicht, Einhaltung von Gesetzen und unternehmensinternen Vorgaben);
• Diskriminierung;
• Einhaltung der Kartellrechtsvorschriften;
• Entgegennahme von Geschenken und Einladungen;
• Abgabe von Geschenken und Einladungen;
• Spenden und Goodwillbeiträge;
• Vergabe von Aufträgen;
• Insiderregeln;
• Verhalten und Erwartungen gegenüber Geschäftspartner und Lieferanten;
• Vermeidung von Interessenkonflikten;
• Nebentätigkeiten und Beteiligung an Drittunternehmen;
• Umgang mit Informationen (Verschwiegenheit, Datenschutz und Datensicherheit);
• Umgang und Benutzung von Einrichtungen;
• Arbeitssicherheit; und
• Beschwerden und Hinweise.