Organisation
Die Compliance-Organisation muss so gestaltet sein, dass normwidriges Verhalten verhindert oder entdeckt werden kann. Bei Unternehmen, bei welchen die Eigentümer und/oder Geschäftsleiter alle Prozesse bestimmen und kontrollieren können, wird man keinen Compliance-Beauftragten bzw. keine Compliance-Abteilung benötigen.
Ab einer gewissen Grösse bzw. Komplexität des Unternehmens wird jedoch die Ernennung eines Compliance-Beauftragten bzw. einer Compliance-Abteilung erforderlich sein.
Der Compliance-Beauftragte sollte, wie auch die Verantwortlichen für das Risiko-Management und der Internen Revision, nicht in der Linie integriert, sondern als eine organisatorisch unabhängige und neutrale Stabsfunktion ausgestaltet sein.
Compliance-Beauftragter
Die Ernennung eines Compliance-Beauftragten (bzw. Compliance-Officers) wird als wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Managementsystem betrachtet.
In der Regel hat eine Compliance-Funktion die folgenden Aufgaben:
Sicherstellen von Rechtskonformität und ethisch korrektem Verhalten;
- Beratung der Unternehmensleitung und Mitarbeiter;
- Erlass von unternehmensinternen Regelungen;
- Schulungen;
- Kontakte und Ansprechperson mit Behörden; und
- Berichterstattung an den Verwaltungsrat bzw. die Geschäftsleitung.
Neutrale Stabsfunktion
Die Compliance-Funktion sollte unmittelbar der Geschäftsleitung und/oder dem Verwaltungsrat rapportieren. Für die in der Compliance-Funktion tätigen Personen muss die Möglichkeit zur direkten Kommunikation mit der Unternehmensleitung bestehen. Idealerweise ist der Leiter der Compliance-Funktion bzw. der Chefjurist entweder Mitglied der Geschäftsleitung oder mit beratender Stimme sowohl an den Sitzungen der Unternehmensleitung als auch den Meetings des Verwaltungsrats anwesend. Damit können alle wichtigen Entscheide im Unternehmen unter Einbindung des Leiters der Compliance-Funktion gefällt werden und die Compliance-Funktion verfügt somit über die Gesamtsicht.